Een projectmanager en psychologisch adviseur vertelden TN hoe het plannen van je leven je persoonlijk welzijn kan verbeteren en deelden tools die je helpen je te concentreren op wat echt belangrijk is.

De week was nog maar net begonnen en Natalia had al een aantal dringende zaken te doen georganiseerd : ‘s avonds moest ze voor haar werk naar Brazilië vliegen, de week voor de kinderen regelen, haar e-mails met de markering ‘urgent’ checken en een presentatie voorbereiden voor een belangrijke vergadering die de volgende dag zou plaatsvinden.

In deze chaos ontdekte ze nog een ander probleem: “Toen ik iets in mijn bureaulade zocht, vond ik een verlopen recept, een briefje van school van vorige maand en een oude boodschappenlijst. Alles lag door elkaar en zo voelde ik me ook: een mengeling van vermoeidheid, teleurstelling en mentale overbelasting”, vertelde de projectmanagement-, planning- en productiviteitsspecialiste in een gesprek met TN.

In deze situatie besloot Natalia Segi, oprichtster van het adviesbureau Planeando Voy, om de situatie te veranderen en orde te scheppen in verschillende aspecten van haar leven met behulp van haar eigen methode: alles wat belangrijk is in haar leven op één plek verzamelen.

De invloed van persoonlijke organisatie op de geestelijke gezondheid

Volgens psycholoog en adviseur Alejandro Chervacki leven we in een “tirannie van de tijd”. “Er is nooit genoeg tijd en er is een soort ‘moeten’ wanneer je alles en nog meer wilt doen en overal tegelijk wilt zijn. Dat is ondraaglijk en lijkt nooit genoeg.”

In dit verband stelt hij dat er in de hedendaagse cultuur een diep verband bestaat tussen productiviteit en snelheid, waarbij de overtuiging heerst dat “je alles sneller moet doen om beter te leven”. “Er is ook een zekere terughoudendheid om het heel druk te hebben, je te haasten en je misschien niet af te vragen of we wel het leven leiden dat we willen.”

In deze situatie is de deskundige van mening dat het, naast bewuste pauzes en analyse van onze authenticiteit, belangrijk is om een zekere organisatie te behouden die onze geestelijke en lichamelijke gezondheid niet schaadt.

“Je moet jezelf afvragen wat dringend is en wat belangrijk is. Je moet ook je verlangens en ware motivaties herzien en respect hebben voor hoe we ons ontwikkelen, want we blijven niet altijd hetzelfde”, legt Chervacki uit. Hij voegt eraan toe: “Je moet stille veranderingen accepteren die niet zo gemakkelijk op te merken zijn. Het is niet alleen belangrijk om te ‘doen’, maar ook om ‘te zijn’.”

Hoe word je beter georganiseerd en raak je niet ontmoedigd

Natalia vertelde dat ze dankzij haar ervaring in projectmanagement heeft geleerd om bepaalde aspecten van haar leven te organiseren, zodat ze kan genieten van wat echt belangrijk voor haar is. “Het sterkste hieraan is niet dat alles op orde is. Het gaat erom dat je energie gefocust is en dat je tijd nuttig wordt besteed, zodat je die kunt gebruiken voor wat je het leukst vindt. Zelfs als je van nature niet zo georganiseerd bent”, legt ze uit.

De methode die Natalia toepast, is gebaseerd op vijf eenvoudige stappen:

Creëer een ‘controlecentrum’: dit moet je persoonlijke agenda, belangrijke documenten, literatuur enz. bevatten. Je kunt dit op papier of digitaal vastleggen.
Stel een dagindeling op: dit kan een dag-, week-, maand- of jaarindeling zijn. Dit kan helpen om acties automatisch uit te voeren, zonder er elke dag over na te denken.
Begin met het uitvoeren van uw dagelijkse taken: het idee is om tijd te besteden aan belangrijke acties die ons dichter bij onze doelen brengen of ons gelukkig maken.
Bepaal uw doelen: waarom doe ik wat ik elke dag doe? Deze vraag kan helpen om de eerste stap te zetten.
Pas technieken toe om uw productiviteit te verhogen: pas in deze fase kunt u technieken toepassen die op sociale media worden aangeprezen als wondermiddelen, maar die afzonderlijk niet werken.

In dit verband stelt Chervacki ook voor om een papieren agenda of een bord bij te houden voor zowel werk als ontspanning en deze met elkaar te verbinden. “Zo kunt u tijd toewijzen aan elke activiteit en een grens stellen aan eindeloos werken, zodat u tijd overhoudt voor sport of kunst, wat net als rust goed voor ons is”, legt hij uit.

Hij raadt aan om de tijd in intervallen te verdelen en voltooide taken af te vinken. “Dit maakt het cognitief gemakkelijker voor ons, omdat we achter ons laten wat we al hebben gedaan. Door even te stoppen, kunnen we uitrusten en nieuwe energie opdoen om aan het werk te gaan”, voegde hij eraan toe.

In dit verband legde Segi uit dat de eerste stap in deze zoektocht is “te besluiten dat je dit wilt en te beginnen met leren”. “Veel mensen gebruiken het excuus dat ze geen tijd hebben en ondernemen daarom geen actie. De tweede stap is een complexe methode aanleren, bijvoorbeeld door te beginnen met het maken van een dagplan en daarna over te gaan op een weekplan”, legt hij uit.

Van zijn kant raadde Chervacki ook aan om na het uitvoeren van de dagelijkse taken een moment van aandachtige en bewuste pauze in te lassen. “Ga een paar minuten zitten, kijk naar een mooi landschap of stel je dat voor met je ogen dicht, adem langzaam en richt je aandacht op verschillende delen van je lichaam om de gedachtenstroom te stoppen. Dit maakt deel uit van de “survival kit” die nodig is in deze jungle die het leven in een grote stad is“, aldus de specialist.

Hulpmiddelen voor de eerste stappen in het organiseren van je persoonlijke leven

Op het gebied van werk en privé zijn er verschillende digitale hulpmiddelen die kunnen helpen om ”orde te scheppen in de chaos”.

Google Calendar: ideaal voor het plannen van uw werkdag en het herinneren van belangrijke zaken. Hiermee kunt u afspraken met herinneringen maken, uw agenda delen en uw tijd in een dag-, week- of maandoverzicht bekijken.
Notion: een universele platform voor het centraliseren van projecten, notities, documenten en lijsten op één plek. Werkt als een aanpasbaar ‘digitaal notitieblok’ met sjablonen voor doelen, gewoontes en het bijhouden van taken.
Trello: gebaseerd op borden en post-it-kaartjes, maakt het visueel volgen van projecten gemakkelijker. Bovendien kunt u taken in fasen organiseren en aan verschillende mensen toewijzen, wat ideaal is voor teams of voor het beheren van grote persoonlijke doelen.
Todoist: een intelligente takenlijst die onafgewerkte taken prioriteert en organiseert. Het systeem van tags en filters helpt om dringende taken te scheiden van belangrijke taken en om je te concentreren op de doelen van de dag.
Money Manager: een app voor het beheren van uw persoonlijke financiën, waarmee u uw inkomsten, uitgaven en budgetten duidelijk kunt bijhouden, zodat u bewustere en beter georganiseerde beslissingen kunt nemen over uw geld.
Dommus: een app voor het beheren van uw huishouden, van boodschappen tot gezinsagenda’s. Handig voor het coördineren van gemeenschappelijke taken en het voorkomen van vergeetachtigheid in het dagelijks leven.